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古代王朝是如何保存档案的?

拥有五千年文明史的中国, 在保藏和传承档案方面也有着优良的传统。漫漫历史长河中,历代多有保藏档案之范例,或多或少于今人有可借鉴之处。

西周重要档案存贮于宗庙“天府”,保藏技术精益求精

公元前11世纪,周武王伐纣,灭殷商,建立了周朝。西周时期,中央政权尤其重视档案保存,以图版、盟约、谱牒以及史官保管的诰、誓、政典和记注为重要档案典籍,均保存于宗庙之中的“天府”里。宗庙是周王室至高无上的神圣场所,“天府”是宗庙的重要设施之一,用以收贮档案典籍,可见档案在周朝所受重视程度之高。

在迷信观念较重的周朝,周王自称“天子”,承天命而统治天下,所以“周天子”把土地和臣民都看做是自己的私产,也是上天、先王的恩赐;而“图版”等记载土地和臣民的重要材料,均被周王视为宝贵档案,将其存贮于宗庙的“天府”之中,既可祭告上天、先王之神灵,又能得到妥善保藏,以传遗子孙,世代相守。

西周时期,宗庙连同保藏档案的“天府”,不仅建筑坚固,而且把守严密,档案用“金匮”存装,更体现了当时对档案典籍保藏的重视。那时候没有纸,记录档案的材料主要是甲骨和竹 (木)简。周朝时,档案管理者对于保藏于宗庙“天府”内的档案,非常注意防火、防霉、防蛀(蠹),保藏技术精益求精。这时期,在竹(木)简档案保管的过程中,人们发现蠹虫蛀蚀现象严重。为此,周朝专门设置了负责防治竹(木)简档案文献的职官——翦,出现了以烟熏、晾晒为主的防蠹、灭蠹方法。据《周礼·秋官》记载,“以莽草熏之”。莽草是生于长江中下游以南的一种有毒植物,引燃后所产生的烟雾对各种蛀虫具有毒杀作用,可有效防治竹(木)简虫蠹。这些原始而有效的方法成为我国古代档案保护技术的萌芽和诞生标志,并为后世沿用。

西汉广搜档案典籍,汇集中央妥善保藏

由于秦始皇实施野蛮的“焚书”政策,加上秦朝末年的战乱,给档案典籍造成很大危害。汉朝建立后,在百废待兴、百业待举之际,西汉封建统治者对于档案典籍的搜集与保藏尤为重视。汉惠帝四年,废除秦始皇“焚书”时的“挟书律”,向民间“大收篇籍,广开献书之路”;汉武帝时,“建藏书之策,置书写之官,下及诸子传说,皆充秘府”;汉成帝时又“使谒者陈农于遗书于天下”。汉朝如此重视搜集网罗先秦至秦末以来散佚民间的档案典籍,并归集中央保藏,不仅对档案工作产生了积极影响,而且也成为汉初封建统治者加强中央集权的一项重要举措。

为了把重要档案典籍保藏好,西汉时期非常重视档案保藏专用设施的建设。汉朝首任丞相萧何修建了石渠阁,专门收藏从秦都咸阳收集来的秦代档案图籍。这一专用档案设施既坚固,又能以渠导水、防火灾。此后,汉王朝又陆续修建了兰台、东观等,作为汉代中央保藏档案典籍的重要场所。其中兰台设在御史大夫府内,并设有兰台令史,作为主管档案图籍的秘书,保藏和管理汉王朝的舆图、律令、奏章等各项重要档案文献。此外,从汉高祖刘邦时起,汉朝统治者还把封赏功臣时形成的“铁劵”以及功臣的功勋记录作为“珍档”藏于宗庙之内并以“石室金匮”秘藏,由此形成了封建王朝秘藏珍贵档案的传统。

唐朝“甲历”备受青睐,官员档案渐趋成熟

隋唐时期,随着科举选官制度的实行,封建朝廷在通过科举进行官员铨选、任用过程中,形成了较为系统和完善的官员档案,唐朝称之为“甲历”。它作为一种专业档案,尤其受到封建朝廷的重视和青睐。

唐朝时,“甲历”档案详细记载着参加科举考选官员的履历、考绩以及授官等情况,而保藏这种档案的专用场所叫“甲库”。由于唐朝官员的任用必须以被选任者的“甲历”为依据,因此“甲历”的价值尤为重要,它的保藏也很严格。按照规定,唐朝应选官员的“甲历”要复制多份,分别存放于尚书省吏部以 及中书省、门下省所设的“甲库”之内,并设甲库令史负责管理,随时备查参考。唐王朝还严格规定,甲库保存的甲历档案要经常检查清点,不得有损,不得涂改,如有违反规定者,将严厉处罚。

据档案史家称,唐朝建立“甲历”档案以及利用“甲库”保藏甲历,开我国封建时代官员人事档案保藏和管理之先例,并且成为我国封建社会官员档案渐趋成熟的一个标志,为后世的“人才簿”“考功历”“贴黄”等官员档案新形式的出现,提供了范例和借鉴。

宋朝普建“架阁库”,构建档案典籍保藏体系

唐末至五代十国,战乱频仍,档案散失,档案保藏受到很大冲击。宋朝建立后,非常重视从中央到地方对档案典籍的集权化管理,同时也注重从上至下对档案典籍进行分级管理,形成宋朝档案管理的机制和特色。

在档案管理机构设置以及档案专门场所建设等方面,北宋时期已经做了大量的工作,其机构和设施延续到南宋。当时,由于档案文件逐渐由卷轴式演变为折叠式,“架阁库”作为一种便于档案库存的新型设施应运而生,从中央到地方普遍建立了架阁库,用以专门保藏档案。架阁库由数格构成,可多层放置档案,可充分利用空间,既利于保藏,又便于查找、利用,还可大大增加档案保存数量。宋朝中央机构“三省六部”都分别设立架阁库,州、县等地方政府也都设立架阁库,而且地方府衙的架阁库,一般设在衙署中心位置,足以说明其地位之重要。宋朝各级各地普设架阁库,对档案的保藏和管理起到了重要的保障和促进作用,形成了自上而下的档案保藏和管理体系。

明太祖督建“后湖黄册库”,赋役档案保藏创历代王朝之最

1368年正月,明太祖朱元璋在应天府(今江苏南京)登基称帝。他虽然是农民出身,但十分重视档案的保藏、管理和利用。他在宫中特地修建了“大本堂”,用以收贮从元朝官僚手里收集来的档案图籍, 而对于全国赋役档案——黄册,更是重视有加。

明朝建立后,即着手推行“户帖”制度,在普遍进行全国人口普查后,编制赋役档案文书,当时通称为“黄册”,并以此作为征收赋税徭役的依据。黄册文书以统一的格式在全国范围内编纂,并且统一汇送到明廷户部,集中审核后,要有专门收贮这种赋役档案的场所和设施来妥善保藏。于是,明太祖下令,在应天府后湖(今南京玄武湖)中心的小岛上建立保藏黄册的专用库,故称“后湖黄册库”。

明太祖对于修建后湖黄册库非常重视,对选址、朝向、建筑结构、样式乃至院落设计等,都予以关注,并拿出具体意见。“金口玉言”,皇帝督建,后湖黄册库的建设不仅速度快,而且质量高。这样,从明初开始,后湖黄册库便成了集中保藏全国赋役档案的专用场所。

随着时间的推移,明代“黄册”逐年增加,收贮黄册的专用库房也逐渐增多,到明万历三十年(1602),后湖黄册库房已达667间,黄册库房几乎遍布后湖水中各岛,收贮全国各地汇送上来的黄册总量达153万多册,其保藏赋役档案数量之多、规模之大,可创历代王朝之最。

清雍正帝建章立制,强化档案保藏、管理和利用

清朝雍正皇帝励精图治、日理万机,是一个勤于政务的封建皇帝。为了把国家治理好、政务处理好,雍正皇帝对档案资政的重要价值很重视,不仅重视档案典籍的保藏,而且重视档案管理和利用,在档案工作建章立制上颇有建树,并形成了较为完善的档案制度。

鉴于康熙后期档案疏于管理,大量附有皇帝朱批和记载清王朝各种机密的文件散存于臣僚手中,造成诸多政治隐患。为防止王朝核心机密扩散和维护皇权统治,雍正登基之后即明降谕旨,要求京师满、汉大臣及各地方官员,“所有皇考朱批谕旨,俱著敬谨封固进呈”,不得私自留存,也不得擅自毁弃,若发现有违规者,从严治罪。从此,朱批奏折等重要档案悉归朝廷,并成为清朝定制。雍正还下谕旨,建立档案文件副本制度,对档案及其副本加以妥善保存,防止篡改和破坏,保障档案安全。为及时掌握朝廷文件处理和各地落实情况,雍正还下令建立文件稽查汇奏制度。他还重申档案文件移交、保管制度等,以杜绝中间环节对档案的把持与垄断。雍正还经常训导文武大臣在处理军政要务时要重视档案的利用,尤其是河道治理、边疆治理、科举取士、农民赋役等方面的档案,他本人也在治国理政时注重参考和借鉴。

雍正时期档案制度的建立和实施,对强化中央对档案的掌控以及档案的保藏、管理和在实际军政要务中的有效利用,都起到了重要作用,说明我国封建社会档案工作已经达到了一种新水平。

转自:数字档案管理微信公众平台

发表日期:2019-12-10 15:18:59 来源:市档案局