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美国政府发布最新备忘录 电子档案管理全面转型进入倒计时

       6月28日,美国总统办公室管理和预算执行局(OMB)联合国家档案馆和档案管理局(NARA),向联邦行政部门和机关负责人发出关于向电子档案过渡的备忘录(M-19-21号,以下简称《备忘录》)。该备忘录取代了2012年的《政府档案管理指令》和2014年的《电子邮件管理指南》,成为联邦机关彻底向电子档案管理转型的标志。目前,NARA已具备长期保存电子档案的能力和基础设施,根据该备忘录的规定,到2022年底,美国联邦机关所有涉及档案的业务,以及与NARA之间的工作,如档案保管期限表审批、档案移交、档案利用、信息公开、行政指导、监督检查等将全部转为在线进行,将全面迈入电子档案管理时代。多年来,NARA勇于接受信息化挑战,并在联邦档案管理方面进行改革创新,已经实现与电子政务的趋同发展。
      一直以来,美国政府通过多重互补的方式推动包括电子政务在内的政府现代化转型。2018年,总统管理议程(PMA)以美国公众的名义建立起顶层架构。PMA设立了14个跨机构优先项目目标,转型势必涉及多重目标实现,向电子或“无纸化”政府转型是其中的一个主要目标。
      此外,在2018年美国政府提出的《21世纪政务实施决议:改革方案与重组建议》中,就包括联邦机构业务程序及档案管理向全电子化转型以及2022年12月31日终止NARA接收纸质档案的建议。为实现这一目标,备忘录专门规定了应当采取的措施和步骤。
      联邦政府每年在形成、使用和存储联邦原始(纸质及其他非电子形式)档案上,要花费纳税人数亿美元和数万小时,确保大量原始档案的维护、管理、安全等。同时,原始档案的利用需要人们在现场或电子邮件方式与政府沟通,不能通过在线服务,不仅增加了公民的负担,并且限制纸质档案中有价值的联邦数据发挥作用。因此,理应采取更加有效的电子方式进行档案管理。
      为鼓励机关降低成本,将相关档案业务流程转向电子环境,以支持PMA及改革方案的实施,《备忘录》聚焦档案管理并向联邦机关发出指令,依照所有档案管理法律法规,将档案管理全面向电子环境转型。

      《备忘录》指出:确保所有联邦机关以电子格式+相应的元数据方式,形成、保存和管理档案;遵循档案管理法律法规;制定计划,关闭机关运行的纸质其他原始档案存储设施、将档案向NARA所属的联邦档案中心或商业存储设施移交。 

      《备忘录》第一节为所有机关遵守《联邦档案法》,为采取电子档案管理的要求而设定最后期限;第二节为NARA及联邦人事管理局(OPM)提出的具体要求,以保障第一节所设立目标的实现。

      第一节 所有机关实施指南
      所有联邦机关必须满足以下目标,以开始向电子政府全面转型。
      1.1 到2019年,联邦机关应当以电子形式管理所有永久电子档案。
到2019年12月31日,联邦机关所有永久电子档案应当完全实现电子化,以便最终以电子形式移交并由NARA接收。从2016年以来所要求的联邦机关以电子形式管理所有(无论是永久还是临时)电子邮件档案的要求仍继续有效。
      1.2 到2022年,联邦机关应当以“电子+相应元数据”方式管理所有永久档案。
到2022年12月31日,联邦机关所有永久档案应当完全实行电子化管理,并最终以电子形式向NARA移交并由其接收。本规定不适用于2022年12月31日前已经由NARA接收进馆或者已经移交至联邦档案中心存储的永久档案。2022年12月31日以后,依照NARA法规及移交指南,除已经被NARA批准的例外情况,所有机关应当以“电子+相应元数据”方式向NARA移交永久档案。
      1.3 到2022年,联邦机关应当以电子形式管理所有临时档案,或将其存储在商业档案存储设施。
      到2022年12月31日,联邦机关所有临时档案应当实现最大程度的电子形式管理。所有临时档案,或者将其存储在商业档案存储设施。一些例外的机关可以继续以原始形式形成和存储档案,但属于2022年12月31日以后移交的非现行档案,必须转到商业存储设施。本条不适用于在2022年12月31日以前已经移交到联邦档案中心存储的临时档案。
      2022年12月31日,所有机关必须关闭机关运行的档案存储设施,并将非线性、临时档案移交至联邦档案中心或商业档案存储设施。2022年12月31日后应当移交的临时、原始档案,必须转存至符合NARA档案存储要求的商业存储设施。
      1.4 联邦机关应当按照《联邦档案法》及其法规要求,进行健全有效档案管理工作。
      机关必须做到以下做法,以保证机关档案合理保管、存储并按照相应的处置期限表规定进行移交。
      指定一名至少是部长助理或同级别的高级机关官员(SAO)负责档案管理。该SAO应确保机关遵守所有适用的档案管理法律法规及方针,包括《备忘录》的规定要求,SAO负有直接责任;
      指定一名机关档案官(ARC),负责监督机关档案管理要求及实施,ARC必须持有NARA颁发的联邦档案管理培训证书;
      每年要告知机关所有工作人员,应依法依规负有档案管理责任,并针对机构实际情况提供培训;
      确保NARA批准的档案保管期限表能覆盖机关形成或者保管的所有档案,且当其达到处置期限时,永久档案要向国家档案馆移交;确保当业务工作方式转型为电子工作流程时,NARA批准的档案保管期限表能及时更新。
      第二节 NARA与OPM实施指南
      NARA与OPM应当采取措施,协助所有机关全面向电子档案管理转型。
      2.1 到2020年,NARA应当修改档案管理法规和指南,保证联邦机关向全面电子档案管理转型。
      到2020年9月30日,NARA应当颁布更新的法规和指南,为全面电子档案管理,包括电子档案存储、格式、元数据及移交指南,提供明确的标准。NARA应当提供现代化流程,实现有效的档案保管期限设定、移交及永久电子档案的全电子化接收。
      NARA应当发布更新的法规及明确的方针,允许机关对所形成的原始档案进行数字化,并对原始档案作出相应的处置。
      2.2 此外,NARA应当建立程序,对以电子系统替代原始档案应对公共需求有困难的,成本超过收益的,或者因法律法规或政策障碍等其他理由不能替代等情况,发布《备忘录》的例外条款。
      2.3 到2020年,OPM应当修改职业分类标准,对档案馆及档案管理职业系列增加电子档案管理的责任及功能。
      到2020年12月31日,OPM应当发布职业分类标准更新,为档案馆工作者和档案馆技术人员及档案和信息管理工作者,增加有关电子档案的任务及责任。
      2.4 到2022年,NARA应当不再接收移交机关的永久或者临时的原始档案,并且应当仅接收电子格式+相关元数据的档案。
      2022年12月31日以后,NARA应当全面不再接收新移交机关的永久或者临时的原始档案。NARA应继续对已经移交到联邦档案中心的原始档案进行存储和提供服务,直到其保管期满。档案保管期限到期后,NARA应将永久原始档案接收进馆,并对临时档案进行妥善处置。
      2023年1月1日起,所有其他依法移交的永久档案必须完全是电子格式,且无论档案形成时是否是电子格式。其后,应当要求机关在移交前对永久原始档案进行数字化。数字化和移交工作必须符合NARA的法规和移交指南以及元数据相关要求。

     转自《数字档案管理》微信号

发表日期:2019-08-19 11:04:19 来源:市档案局